Lên kế hoạch tổ chức team building hoàn hảo cho công ty

AnhHTK

7/08/2020

Tin tức

Tổ chức team building mang lại rất nhiều tác dụng lớn đối với việc xây dựng khối đoàn kết, hỗ trợ việc hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp. Vì vậy việc tổ chức team building cần phải chỉnh chu và có sự chuẩn bị kĩ lưỡng. Wego Unifrom sẽ giới thiệu đến đến các bạn các bước tổ chức chương trình team building chi tiết nhất.

1. Team building là gì? Ý nghĩa của team building đối với công ty

1.1. Team building là gi?

Team building có nghĩa là “Xây dựng đồng đội”. Bản chất, nó là một khóa học hoặc một cuộc thi có các trò chơi cho những người tham gia trải nghiệm các tình huống, thử thách đã được sắp xếp sẵn để họ rút ra những bài học thực tiễn nhằm điều chỉnh thái độ và hành vi khi làm việc chung với nhau. Mục tiêu cuối cùng của team building là giúp họ cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Bởi cốt lõi của một tập thể phát triển vững mạnh đó chính là sự gắn kết giữa các thành viên, làm sao để mỗi người trong tổ chức đều cảm thấy bản thân có giá trị và quan trọng.

Các công ty nào nên tổ chức team building?

Từ các công ty lớn, doanh nghiệp lớn đến những tổ chức, doanh nghiệp nhỏ. Những người tham gia team building có thể là những nhóm nhỏ từ 5-10 người , 10-50 người hoặc thậm chí lớn hơn 100 người. Hoạt động team building được các công ty rất chú trọng, thường xuyên tổ chức định kỳ hàng năm nhằm củng cố nhân sự của mình.

 

1.2. Ý nghĩa của team building đối với công ty

Tổ chức team buiding có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc xây dựng khối đoàn kết giữa các thành viên trong công ty:

  • Tạo cho các thành viên quen dần với việc tập trung vào mục tiêu chung.
  • Đối với những tổ chức quy mô nhân viên lên tới hàng trăm, hàng nghìn người thì đây là cơ hội để mọi người được gặp sếp, gặp đồng nghiệp và tiếp xúc với họ.
  • Sự giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức càng trở nên thân thiện hơn.
  • Giúp các thành viên hiểu nhau hơn và mở rộng quan hệ.
  • Hỗ trợ truyền thông nội bộ đưa thông tin mới đến với mọi người.
  • Giúp mọi người quen dần với việc đối mặt với hiện thực và phát huy sự sáng tạo, nỗ lực giành chiến thắng trong mọi khó khăn, thử thách
  • Khi đã hiểu nhau thì làm việc với nhau dễ dàng và mọi người có thể bỏ qua các lỗi nhỏ để đạt được mục tiêu lớn hơn.
  • Tạo khoảng thời gian xả stress, thư giãn cho nhân viên.

2. Các bước tổ chức team building cho công ty hoàn hảo

Để tổ chức một chương trình team building hoàn hảo không hề đơn giản, bạn phải có một lượng kiến thức và kĩ năng nhất định, đồng thời cần phải lên kế hoạch chuẩn bị kĩ càng. Phần tiếp theo, bài viết sẽ gợi ý các bước lên kế hoạch và tổ chức team building chi tiết để công ty bạn có một dịp team building hoàn hảo nhất nhé.

2.1. Lập kế hoạch tổ chức team building

Điều đầu tiên khi tiến hành bất kỳ một chương trình này, bạn cần phải có một bản kế hoạch chi tiết. Không phải ai cũng có thể tổ chức một chương trình team building cho công ty hoàn hảo ,kể cả những nhà tổ chức team building chuyên nghiệp. Để không bỏ sót bất cứ ý tưởng nào và tạo ra một chương trình team building phù hợp với doanh nghiệp nhất, bạn cần phải làm theo những bước như sau:

Bước 1: Xác định vấn đề của doanh nghiệp

Những doanh nghiệp tìm đến team building thường được phân chia thành những loại sau : Doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp mới thành lập hoặc những doanh nghiệp đang có lục đục nội bộ. Mỗi một loại hình doanh nghiệp đều tồn tại những vấn đề riêng, và cần tìm đến một giải pháp tối ưu để cải thiện, đó chính là team building.

Đối với doanh nghiệp lớn có số lượng nhân viên đông thường là cấp tập đoàn. Những nhân viên trong doanh nghiệp này chỉ biết phòng ban và bộ phận của mình, nhiều người thậm chí mặt mũi sếp tổng như thế nào cũng không hình dung ra được. Team building cho doanh nghiệp này mục đích chính là phải nhấn mạnh vào sự gắn kết giữa các phòng ban và ban lãnh đạo, tạo cơ hội được giao lưu, kết hợp và sáng tạo với nhau.

Nếu là doanh nghiệp mới thành lập, vấn đề thường rơi vào những vấn đề giữa các nhóm nhỏ, tách lẻ trong công ty. Hoạt động team building diễn ra sẽ cải thiện vấn đề này,  gắn kết những nhóm nhỏ trong công ty thành một nhóm lớn, tạo sự đoàn kết của từng cá nhân nhỏ lẻ với nhau.

Với doanh nghiệp đang có lục đục nội bộ, cần bắt đầu tìm hiểu nguyên nhân sâu xa và lên những ý tưởng team building có tính chất cọ xát giữa các đội và bắt buộc phải đoàn kết mới có thành công.

Việc xác định vấn đề của doanh nghiệp vì thế mà rất quan trọng, nó là yếu tố tiên quyết để bạn lên một ý tưởng chương trình khung phù hợp nhất với doanh nghiệp và văn hóa nội bộ cũng như tình hình thực tế của họ.

Bước 2: Họp bàn và lên ý tưởng thực hiện team building

Ý tưởng tổ chức team building như thế nào ? Đây có lẽ sẽ là một câu hỏi hóc búa nếu bạn phải tự trả lời nó một mình. Để lên ý tưởng thực hiện team building, mặc dù bản thân bạn là người sáng tạo nhưng cũng đừng nên ôm đồm một mình. Chính bạn phải là người tổ chức họp bàn để làm việc với đồng đội của mình để đưa ra ý tưởng thực hiện chương trình tốt nhất. Bởi có thể ý tưởng của bạn hay nhưng ý tưởng của người khác lại phù hợp hơn với doanh nghiệp khách hàng của bạn thì sao?

Ở bước này bạn cũng có thể nghĩ luôn khẩu hiệu team building hoặc slogan hay cho chương trình team building lần này nhé

Bước 3: Xác định thời gian thực hiện team building

Bạn cần xác định rõ ràng thời gian tổ chức chương trình team building ít nhất là 1 tháng trở lên để có thể chuẩn bị kĩ càng về ngân sách, thiết kế, ăn ngủ nghỉ cho các thành viên trong đoàn.

Nếu bạn quyết định thời gian càng sớm, việc phát triển một chương trình team building sẽ thuận lợi, không bị gấp gáp, và có thể giải quyết ổn thỏa mọi vấn đề phát sinh.

Bước 4: Quyết định ngân sách

Ngân sách cũng là một trong những yếu tố quyết định một chương trình team building. Bạn nên làm một bản dự trù ngân sách chi tiết theo từng đầu mục từ phương tiện di chuyển, ăn ngủ nghỉ, truyền thông, chụp ảnh, quay phim tới standee, background, poster, gametools…

Nếu bạn có bản dự trù ngân sách chi tiết và không bị phát sinh quá nhiều trong quá trình thực hiện chương trình, bạn đã thành công 80%. Tuy nhiên, hầu hết các chương trình đều có phát sinh, hãy cẩn thận đến từng chi tiết để không bị mắc quá nhiều lỗi nhé.

Bước 5: Chọn địa điểm tổ chức team building

Địa điểm tổ chức team building ảnh hưởng lớn đến việc bạn sẽ chơi gì, chơi như thế nào. Thường khi tổ chức một chương trình team building, bạn sẽ phải khảo sát và lựa chọn địa điểm rồi mới đến suy tính đến chơi gì.

Địa điểm tổ chức teambuilding sẽ chia ra 2 thể loại địa điểm là trong nhà và ngoài trời. Hãy dựa vào ngân sách, concept chương trình, số lượng thành viên trong công ty ..để quyết định một địa điểm hoàn hảo nhất.

2.2. Các bước thực hiện chi tiết 

Sau khi đã lập kế hoạch , hãy bắt tay vào thực hiện chi tiết để có một chương trình team building thành công nhé! . Các bạn cũng đừng quên thực hiện từng bước chi tiết đồng thời thường xuyên kiểm tra lại kỹ càng trong quá trình thực thi để bám sát ngân sách và mục tiêu của chương trình nữa đấy.

Bước 6: Truyền thông rộng rãi trong công ty 

Bước đầu tiên phải tiến hành khi bắt tay thực hiện chi tiết chương trình team building chính là việc truyền thông nội bộ rộng rãi cho mọi thành viên trong công ty về chương trình sắp tới. Việc truyền thông của bạn sẽ ảnh hưởng đến việc những người đăng ký có thực sự muốn đi hoặc hào hứng rủ thêm những người khác hay không.

Ngoài việc truyền thông về chương trình, hãy kêu gọi cả những tiết mục “cây nhà lá vườn” của chính những thành viên trong công ty nữa nhé. Càng nhiều tiết mục đóng góp sẽ càng tạo thêm sự gắn bó giữa các thành viên. Ngoài ra, nhớ trích 1 khoản nho nhỏ trong ngân sách để làm quà tặng hấp dẫn nhiều tiết mục đặc sắc và hiếm có nhé.

Thường một chương trình team building là để gắn kết, vì thế nếu truyền thông của bạn có thể vận động được tất cả mọi người tham gia là chương trình đã thành công một nửa rồi đó. Nếu nhân dịp team building lần này để quảng bá sản phẩm hay muốn PR một thứ gì đó thì bạn phải chuẩn bị thật kỹ tất cả tư liệu, nội dung trước, trong và sau sự kiện để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Bước 7: Tạo danh sách thành viên tham dự

Việc tiên quyết trước khi nhân sự bắt đầu quyết định việc thuê xe mấy chỗ, ở bao nhiêu phòng, đặt nhà hàng có sức chứa bao nhiêu người… đó là tạo danh sách thành viên tham dự. Bạn phải là người nắm rõ nhất số lượng người tham dự có những ai, bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ, có đi kèm với gia đình hoặc người thân hay không… từ đó mới có thể quyết định các đầu mục công việc còn lại.

Có bao nhiêu người tham dự phụ thuộc vào việc truyền thông nội bộ về chương trình team building sắp tới có thực sự hiệu quả hay không? Từ đó bạn cũng rút ra được những kinh nghiệm và sửa đổi.

Bước 8: Lựa chọn phương tiện di chuyển

Dựa vào số lượng thành viên ở bước 7, địa điểm tổ chức và chi phí dự kiến mà bạn có thể lựa chọn phương tiện di chuyển cho cả đoàn.

Nếu nhóm bạn là nhóm nhỏ, gồm nhiều bạn trẻ, địa điểm không quá xa thì việc đi xe máy sẽ là lựa chọn hợp lý và tiết kiệm nhất. Nếu bạn là nhóm lớn hoặc nhóm có nhiều người trung niên, địa điểm phải di chuyển xa thì xe ô tô là lựa chọn phù hợp nhất. Nếu bạn được phép sử dụng chi phí lớn cho mục này lại phải di chuyển xa, hãy mạnh dạn đặt máy bay để mọi người có sự thoải mái nhất nhé.

Bước 9: Đặt phòng nghỉ

Cũng giống như phương tiện di chuyển, tùy vào số lượng thành viên và chi phí dự kiến cho mục này mà bạn có thể đặt được phòng nghỉ.

 

Trước tiên bạn phải xác định thành viên đi có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ, có bao nhiêu người muốn ở riêng tư, có ai là gia đình muốn ở cùng nhau không…Từ đó, bạn mới có thể liệt kê ra số phòng. Sau cùng, bạn chỉ việc lựa chọn khách sạn, nhà nghỉ hoặc homestay phù hợp với chi phí và số lượng phòng dự kiến mà thôi.

Lưu ý: việc đặt phòng nghỉ phải được thực hiện càng sớm càng tốt nếu công ty/đội nhóm của bạn đông người (>50 thành viên). Lý do đó là sẽ “cháy phòng nghỉ” vào những dịp cuối tuần hay lễ tết. Lời khuyên là phòng nghỉ nên được đặt trước từ 2 – 3 tháng.

Bước 10: Đặt địa điểm ăn uống

Đây là một trong những tiêu chí quan trọng trong một chương trình team building. Địa điểm ăn uống không chỉ là một nơi nhìn có phong cảnh đẹp, phục vụ tốt và chi phí phù hợp mà còn phải là nơi có đồ ăn ngon, chất lượng, đặc biệt là tránh tình trạng các thành viên chơi team building xong đói và mệt nhưng lượng thức ăn không đủ.

Đối với những doanh nghiệp ít thành viên và thời gian team building chỉ diễn ra trong ngày. Bạn có thể tự chuẩn bị đồ ăn để tiết kiệm chi phí. Trong trường hợp này, người phụ trách cần trên thực đơn chi tiết, phân công người chuẩn bị, lên kế hoạch đóng gói, vận chuyển chi tiết.

Việc lựa chọn các món ăn tây, món ăn truyền thống … cũng là một trong những việc khá đau đầu cần phải quyết định. Hãy hỏi thêm ý kiến của các thành viên trong công ty để có được sự lựa chọn yêu thích nhất nhé. Kinh nghiệm của bước này là hãy liên hệ sớm với nơi ăn uống và hỏi họ về các chương trình khuyến mãi cho nhóm người lớn hoặc các chương trình ưu đãi mà họ đang chạy nữa.

Bước 11: Đặt đồng phục team bulding

Đồng phục team building có tác dụng quảng bá hình ảnh của công ty trong suốt quá trình sự kiện diễn ra. Mặc đồng phục giúp các thành viên có động lực hơn và dễ dàng nhận ra nhau, dễ dàng tập hợp tại nơi tổ chức.

Bạn dựa vào số lượng người tham gia team building để đặt áo đồng phục. Kiểu dáng đồng phục team building thường được lựa chọn là áo phông vừa năng động, vừa thoải mái cho các hoạt động ngoài trời.

Thiết kế áo đồng phục team building nên lựa chọn những màu sắc tươi sáng, nổi bật, có in logo doanh nghiệp,  khẩu hiệu team building hoặc slogan đã chọn trước đó. Bạn nên lên kế hoạch may đồng phục team bulding từ 10-15 ngày để đảm bảo đồng phục được trả đúng hẹn và ít xảy ra sai sót nhất.Áo đồng phục du lịch biển - Cháy hết mình hè này cùng TEAM BUILDING-7

Bước 12: Xây dựng timeline chương trình

Nếu bạn không có một timeline cụ thể, chính bạn cũng cảm thấy hoang mang không biết mình và các thành viên trong đoàn sẽ làm những gì trong ngày team building ấy. Sau khi hoàn tất các bước đặt xe, nơi nghỉ ngơi và đồ ăn, hãy xây dựng một khung thời gian cho chương trình team building hợp lý nhất nhé. Từ thời gian xuất phát , thời gian ăn uống, thời gian nghỉ ngơi, thời gian biếu diễn các tiết mục văn nghệ và thời gian chơi team building. Càng chi tiết thì mọi người cũng có thể tự phân bổ hợp lý thời gian cho mình.

Bước 13: Xây dựng kịch bản trò chơi trong chương trình team building

Việc xây dựng kịch bản trò chơi trong chương trình team building là dễ với các công ty chuyên tổ chức sự kiện nhưng lại thật khó với những người tự tổ chức. Tổ chức trò chơi team building theo kịch bản không phải chỉ để vui mà còn phải mang ý nghĩa và gắn kết tất cả mọi người. Càng nhiều các trò chơi trong nhà hay tổ chức các trò chơi ngoài tròi hay, mới lạ và thú vị sẽ đem lại nhiều hiệu quả, sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty.